订单交付与异常档案指南

付款与出运分别设置放行条件

最终发票、验货结果、配件清单、包装稿、证书和运输资料应对应当前订单版本。财务只依据已批准的付款节点放款，质量人员确认验货和产品状态，物流核对提货、路线和收货信息，采购负责把供应商答复与订单变更连接起来。

收货人、通知方、币种、邮箱域名、付款条件或产品身份突然变化时，应暂停相应节点。尾款完成不自动等于可以提货，验货通过也不自动证明发票、运输或进口资料完整。

异常从事实和数量开始记录

延误、纸箱破损、补发、贷项或拼仓差异发生后，先固定订单、批次、箱号、数量、时间、照片和责任交接。补发货物要与原缺陷、贷项或退款对应；客户通知和供应商回应要保留版本，不能只留下聊天截图。

样品快递和视频通话可以辅助说明样品、现场或沟通过程，但不能单独证明整批生产、全部数量、证书有效性或最终装运状态。需要验货、签收、运输或进口记录支持的事项仍应取得相应文件。

复购与服务商切换必须交接当前版本

复购前复核证书有效期、SKU 和型号关系、供应商账户与币种。更换货代或报关行时，交接产品描述、归类依据、原产地、主体授权、历史问答和未决事项，避免新服务商从零猜测。

凯乐丰可协助企业把网站产品资料、客户询盘和订单证据字段统一，减少公开页面与交付档案之间的版本差异。付款、出运、进口和索赔决定仍由企业内部责任人及相关专业人员批准。