采购基础控制资料指南

先把供应商承诺变成资料基线

价格批准前要保留报价版本、产品配置、数量阶梯、贸易术语、有效期和付款条件。工厂、生产地址和收款账户应与供应商主体及授权关系对应。采购负责订单条件，产品或质量人员确认规格，财务独立核验账户，管理人员批准例外。

名称、地址、账户、产品配置或价格依据无法确认时，应暂停定金、生产放行或合同签署。聊天记录可以解释过程，但不能替代当前报价、书面授权、批准样或正式订单。

生产与出运围绕同一产品身份

多 SKU 混装、产品描述、保修、模具、装柜照片和部件替代都要连接买方 SKU、供应商型号、订单行、版本和批次。包装、标签或部件变化必须说明影响范围；返工或替代未经批准时，不应恢复装配、验货或出运。

模具所有权需要付款、合同、标识、存放位置和使用限制共同支持。装柜照片只证明拍摄时可见的货物和装载状态，仍需与箱单、封条、运输单据及最终数量互相核对。

复购要比较变化，不是复制旧订单

间隔数月后的复购应逐项比较供应商状态、联系人、账户、产品、材料、价格、包装、证书和运输条件。原订单可作为起点，不能自动证明当前配置和交付条件仍有效。

凯乐丰可协助企业把网站产品字段、询盘记录与采购资料基线连接起来，使公开页面、报价和订单使用同一版本。实际采购、付款、质量和进口决定仍由企业各责任人依据当前证据作出。