订单付款与出运放行档案指南

付款节点必须连接货物与单据状态

定金批准前固定形式发票、采购订单、产品配置和收款主体；生产放行需要确认定金到账及授权；尾款则应连接验货结论、缺陷处理、货物数量和可取得的出运单据。任何账户、联系人、金额或产品范围变化，都应先暂停对应付款节点。

放行记录要覆盖工厂、货代和仓库

装箱单、商业发票、工厂放行单、提货信息和仓库收货数量应使用同一箱号、SKU 与订单版本。分批出货、合并发票、箱数变化或交期拆分发生时，先形成修订记录，再让财务、质量、采购和物流分别确认。

异常与贷项要回到原订单证据

短收、客户投诉、验货失败和历史贷项不能只留在聊天记录中。档案应连接照片、批次、检验结果、运输交接、责任回应和金额处理，使索赔、补货、退款或下一单抵扣有可核对的依据。